PIT-11 2026 — terminy, korekta, jak wystawić pracownikowi i zleceniobiorcy
PIT-11 to roczna informacja o przychodach, dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Płatnik (pracodawca, zleceniodawca, zamawiający dzieło) wystawia ją każdej osobie fizycznej, której wypłacał wynagrodzenie w roku podatkowym. Za rok 2025 PIT-11 składasz w styczniu i lutym 2026. W tym przewodniku znajdziesz wszystkie terminy, sposób wystawienia, najczęstsze błędy oraz instrukcję korekty.
Materiał ma charakter informacyjny. Usługi InInk nie stanowią porady prawnej ani podatkowej.
Kto musi wystawić PIT-11 za 2025
Obowiązek wystawienia PIT-11 dotyczy każdego płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli:
- pracodawców zatrudniających na umowę o pracę (UoP),
- zleceniodawców (umowa zlecenie),
- zamawiających dzieło (umowa o dzieło),
- spółek wypłacających wynagrodzenia członkom zarządu, prokurentom, członkom rad nadzorczych,
- podmiotów wypłacających należności z praw majątkowych, najmu prywatnego rozliczanego przez płatnika, stypendiów.
Obowiązek obejmuje każdą osobę, której wypłacono wynagrodzenie w 2025 r., nawet jeśli stosunek prawny już nie istnieje (zwolnienie, zakończenie zlecenia). Jeśli zatrudniałeś pracownika tylko przez jeden miesiąc — także musisz wystawić PIT-11.
Terminy PIT-11 za 2025 r. — kalendarz 2026
Polskie przepisy rozróżniają dwa terminy:
| Co | Komu | Termin |
|---|---|---|
| PIT-11 elektronicznie | Urząd Skarbowy podatnika | do 31 stycznia 2026 |
| PIT-11 (papier lub e-PIT) | Podatnikowi (pracownikowi/zleceniobiorcy) | do 2 marca 2026 (28 lutego to sobota) |
Od kilku lat nie ma już papierowej wersji do US — PIT-11 wysyła się wyłącznie elektronicznie przez system e-Deklaracje, bramkę API lub program księgowy. Pracownikowi możesz przekazać PIT-11 papierowo, mailem (PDF z podpisem) lub przez portal pracowniczy.
Co jeśli zapomnisz?
Spóźnienie podlega karze grzywny z art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego — od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia. W praktyce za drobne opóźnienia stosuje się grzywnę mandatową (do 5-krotności minimalnego wynagrodzenia). Lepiej złożyć z czynnym żalem niż czekać aż US sam wykryje brak.
Jak wystawić PIT-11 krok po kroku
1. Zbierz dane podatnika
W PIT-11 musisz wpisać:
- imię, nazwisko, PESEL (lub NIP, jeśli osoba prowadzi działalność i tak podała),
- adres zamieszkania (nie zameldowania),
- urząd skarbowy właściwy dla podatnika (wg miejsca zamieszkania na 31.12.2025).
Jeśli pracownik zmienił adres w trakcie roku — wpisujesz adres aktualny na 31 grudnia.
2. Wpisz przychody i koszty uzyskania
PIT-11 (wersja 30 obowiązująca za 2025 r.) wymaga rozdzielenia przychodów wg źródeł:
- część E.1: stosunek pracy (UoP) — przychody, koszty uzyskania (250 zł/mc lokalnie lub 300 zł/mc dojazdy), zaliczki,
- część E.2: umowy zlecenia i o dzieło — wraz z 20% lub 50% kosztami uzyskania,
- część E.3: prawa majątkowe (np. honoraria autorskie — 50% KUP),
- część E.4: zasiłki z ZUS wypłacone przez płatnika (chorobowe, macierzyńskie).
Jeśli pracownik korzystał z ulgi dla młodych (do 26. roku życia) lub ulgi 4+ — odpowiednie kwoty wykazujesz w sekcji G jako przychody zwolnione.
3. Wpisz składki ZUS i zdrowotne
W PIT-11 wykazujesz:
- składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w 2025 r.,
- składkę zdrowotną pobraną i odprowadzoną (UWAGA: od 2022 r. składka zdrowotna nie jest odliczana od podatku przy UoP, ale wciąż musi być wykazana w informacji),
- składki na PPK pracownika (część finansowana przez pracownika).
4. Podpisz i wyślij
Płatnik (osoba fizyczna prowadząca działalność) podpisuje PIT-11 swoim profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub e-Dowodem. Spółki używają podpisu kwalifikowanego osoby reprezentującej.
Najczęstsze błędy w PIT-11
- Brak korekty po wypłacie zaległej premii w styczniu — premia wypłacona w styczniu 2026 r. za 2025 r. trafia do PIT-11 za 2026, nie za 2025. Decyduje data wypłaty (kasa).
- Złe koszty uzyskania przy pracy zdalnej — KUP 250/300 zł stosuje się niezależnie od formy pracy.
- Brak ulgi dla młodych — jeśli pracownik nie ukończył 26 lat, jego wynagrodzenie do limitu 85 528 zł jest zwolnione z PIT i wykazujesz je w sekcji G, nie w E.1.
- Niewłaściwa składka zdrowotna — w PIT-11 nigdy nie zmniejszasz składki zdrowotnej o część "odliczoną" — od 2022 r. nie ma żadnego odliczenia.
- Pominięcie zleceniobiorcy z drobnymi przychodami — limit 200 zł netto jednorazowo (umowa zlecenie bez identyfikacji) to wciąż obowiązek PIT-8AR, ale jeśli wystawiłeś zlecenie z PESEL — PIT-11 jest obowiązkowy.
Korekta PIT-11 — jak złożyć
Korekta PIT-11 to nowy PIT-11 z zaznaczonym celem "korekta informacji" w polu nr 6. Składasz ją elektronicznie do US oraz przesyłasz skorygowaną wersję pracownikowi. Korektę składasz, gdy:
- pomyłka w kwocie przychodu, składek, zaliczek,
- niewłaściwy NIP/PESEL,
- pominięcie ulgi (np. dla młodych),
- wykazanie zaliczki, której fizycznie nie pobrałeś.
Pracownik musi dostać korektę przed terminem rozliczenia PIT-37/PIT-36 (do 30 kwietnia), inaczej może rozliczyć się na podstawie błędnych danych. Korekta po terminie skutkuje koniecznością korekty rocznej deklaracji przez pracownika.
PIT-11 dla zleceniobiorców i wykonawców dzieł
Dla umowy zlecenia wpisujesz:
- przychód brutto,
- składki ZUS (społeczne + zdrowotna) jeśli zleceniobiorca był objęty ubezpieczeniami,
- koszty uzyskania 20% (lub 50% dla praw majątkowych),
- pobrane zaliczki na PIT.
Dla umowy o dzieło standardowo:
- 20% KUP, brak składek ZUS (chyba że dzieło z własnym pracownikiem — wtedy obie ścieżki),
- 50% KUP dla praw majątkowych (utwór, projekt, kod źródłowy) — limit 120 000 zł rocznie wspólny z ulgą dla młodych.
Sprawdź wyliczenie w naszym kalkulatorze umowy o dzieło i kalkulatorze umowy zlecenia.
PIT-11 a PIT-2 i ulga 30 000 zł
Pracownik może w PIT-2 wskazać Twoją firmę jako uprawnioną do stosowania kwoty wolnej (300 zł/mc) i ulgi dla młodych. PIT-11 nie zmienia się od tego — wykazujesz faktycznie pobrane zaliczki. Pamiętaj, że od 2023 r. PIT-2 można dzielić między maksymalnie 3 płatników (po 100 zł/mc na każdego).
Checklist — co musisz zrobić w styczniu 2026
- Zaktualizuj dane adresowe wszystkich pracowników (na 31.12.2025).
- Wygeneruj PIT-11 w systemie kadrowo-płacowym.
- Sprawdź sumy: przychód brutto, składki, zaliczki.
- Zweryfikuj zwolnienia (ulga dla młodych, ulga 4+, ulga na powrót).
- Wyślij PIT-11 elektronicznie do US do 31 stycznia 2026.
- Przekaż PIT-11 pracownikom do 2 marca 2026 (mailowo, papierowo lub przez portal).
- Archiwizuj kopie minimum 5 lat (art. 86 Ordynacji podatkowej).
FAQ
Czy muszę wysyłać PIT-11 do byłych pracowników?
Tak. PIT-11 wystawiasz każdej osobie, której wypłacałeś wynagrodzenie w 2025 r., niezależnie od tego czy stosunek pracy nadal trwa. Najczęstszy błąd to brak PIT-11 dla osoby zwolnionej w styczniu 2025.
Co jeśli pracownik nie odbierze PIT-11?
Wystarczy udokumentowana próba doręczenia — wysyłka listem poleconym na ostatni znany adres, e-mail z PDF-em lub udostępnienie w portalu pracowniczym z potwierdzeniem dostępu. Brak odbioru nie zwalnia płatnika z obowiązku wysyłki do US.
Czy PIT-11 mogę wysłać mailem?
Tak — PIT-11 dla podatnika można dostarczyć w formie elektronicznej (PDF mailem, portal pracowniczy). Do US obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna przez e-Deklaracje.
Jaką wersję PIT-11 stosujemy za 2025 rok?
Za 2025 r. obowiązuje PIT-11 wersja 30 (lub nowsza, jeśli MF opublikuje aktualizację). Najnowszy formularz znajdziesz na podatki.gov.pl.
Czy umowa o dzieło wymaga PIT-11?
Tak, każda umowa o dzieło z osobą fizyczną wymaga PIT-11. Jedyny wyjątek to umowy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą — wtedy faktura, nie PIT-11.
Co z PIT-8AR a PIT-11?
PIT-8AR składasz dla zryczałtowanego podatku (np. umowy do 200 zł, dywidendy). PIT-11 — dla rozliczeń skalą lub liniowym. Czasem jedna osoba otrzymuje oba (np. zlecenie na 150 zł + drugie na 2 000 zł).
Powiązane narzędzia InInk: