Najczęstszy sposób ustalania stawki na działalności wygląda tak: ktoś pyta na grupie, jakie są widełki w branży, wybiera środek przedziału i wpisuje go do oferty. Po roku okazuje się, że pieniędzy jest mniej, niż wynikałoby z arkusza, a wolnego prawie nie ma. Powód jest zawsze ten sam — stawka z faktury i pieniądze za godzinę pracy to dwie różne liczby, a różnica między nimi sięga zwykle 40–55%.
W skrócie: policz stawkę od dołu, czyli od kwoty, którą chcesz mieć na koncie. Dolicz ZUS (płacony przez 12 miesięcy, także w urlopie), składkę zdrowotną wg formy opodatkowania, podatek i koszty firmy, a potem podziel przez godziny naprawdę fakturowalne, nie przez 168. Wynik sprawdzisz w kalkulatorze realnej stawki godzinowej JDG.
Dlaczego widełki konkurencji są złym punktem wyjścia
Widełki nie znają Twoich kosztów, Twojej formy opodatkowania, Twojego wariantu ZUS ani tego, ile godzin miesięcznie spędzasz na czynnościach, których nikt Ci nie zapłaci. Dwie osoby z identyczną stawką 150 zł/h mogą mieć realny wynik różniący się o 25 zł na godzinie tylko dlatego, że jedna jest na ryczałcie 12% z ulgą na start, a druga na skali z pełnym ZUS i biurem za 900 zł miesięcznie.
Widełki mówią, ile rynek jest gotów zapłacić. To ważna informacja przy negocjacji, ale nie ona wyznacza dolną granicę. Dolną granicę wyznacza arytmetyka.
Krok 1 — ustal netto, które ma zostać
Zacznij od kwoty, którą chcesz mieć na koncie po wszystkim. Nie „ile chciałbym zarabiać", tylko konkretna liczba: koszty życia, oszczędności, poduszka na chorobę i wolne. Na działalności nie ma płatnego urlopu ani wynagrodzenia chorobowego, więc te dwie pozycje muszą być w stawce, a nie w nadziei.
Krok 2 — dolicz obciążenia w prawidłowej kolejności
| Warstwa | Co doliczasz | Uwaga praktyczna |
|---|---|---|
| ZUS społeczny | pełny, preferencyjny, Mały ZUS Plus, ulga na start albo zbieg z etatem | płacisz przez 12 miesięcy, również w miesiącu urlopu |
| Składka zdrowotna | skala 9% dochodu, liniowy 4,9% dochodu, ryczałt kwotowo | minimum 2026: 324,41 zł (9% × 75% × 4 806 zł) |
| Podatek | ryczałt wg PKD (3–17%), liniowy 19%, skala 12%/32% | na ryczałcie podstawą jest przychód, nie dochód |
| Koszty firmy | księgowość, sprzęt, telefon, biuro, leasing, szkolenia, OC | na ryczałcie kosztów nie odliczysz od podstawy |
Progi kwotowej składki zdrowotnej na ryczałcie liczą się od rocznego przychodu: do 60 000 zł — 461,66 zł/mc, od 60 001 do 300 000 zł — 769,43 zł/mc, powyżej 300 000 zł — 1 384,97 zł/mc. Na liniowym zapłaconą zdrowotną odliczasz do rocznego limitu (12 900 zł), na skali nie odliczysz jej wcale.
Krok 3 — podziel przez godziny, których nie fakturujesz
To miejsce, w którym rozpada się większość kalkulacji. Miesiąc pracy to nie 168 fakturowanych godzin. Do godzin płatnych trzeba dodać godziny nieodpłatne:
- ofertowanie, wyceny i rozmowy, które nie kończą się zleceniem,
- faktury, księgowość, JPK, kontakt z biurem rachunkowym,
- upominanie się o płatności i windykacja,
- szkolenia, certyfikaty, aktualizowanie narzędzi,
- dojazdy oraz poprawki po odbiorze.
Realistyczny zakres to 15–35 godzin miesięcznie. Jeśli wydaje Ci się, że masz pięć, przez dwa tygodnie zapisuj czas — praktycznie każdy zaniża tę liczbę o połowę.
Przykład: 150 zł/h to nie 150 zł/h
Konsultant na ryczałcie 12%, pełny ZUS, 130 godzin fakturowanych i 25 nieodpłatnych miesięcznie, 2 000 zł kosztów, cztery tygodnie urlopu i pięć dni choroby w roku. Po przeliczeniu przychód roczny liczy się tylko za miesiące, w których pracował, a składki — za wszystkie dwanaście. Efekt: stawka realna wypada w okolicach połowy stawki fakturowanej, a łączna liczba godzin pracy w roku jest o kilkaset wyższa niż liczba godzin z faktur.
Dokładne liczby dla Twoich danych policzy kalkulator realnej stawki godzinowej JDG — pokazuje wodospad od przychodu do netto, rozbicie godzin i to, jakie brutto na etacie dałoby to samo na rękę.
Kluczowa asymetria: urlop na JDG kosztuje podwójnie
Za miesiąc urlopu nie wystawiasz faktury, ale ZUS i zdrowotna lecą dalej. Dlatego cztery tygodnie wolnego to nie „8% mniej przychodu", a wyraźnie większy ubytek na wyniku. Praktyczna konsekwencja przy ustalaniu stawki: liczbę miesięcy pracujących szacuj jako 12 minus tygodnie urlopu podzielone przez 4,33 i minus dni choroby podzielone przez 21 — i dopiero tak policzony przychód dziel przez godziny.
Ile brutto na etacie odpowiada Twojej stawce
To pytanie wraca za każdym razem, gdy ktoś dostaje ofertę etatu. Odpowiedź wymaga policzenia brutto UoP, przy którym netto zgadza się z netto z działalności, i dołożenia do tego kosztu pracodawcy (brutto × ok. 1,2048). Ale sama liczba nie kończy tematu — etat dokłada płatny urlop, wynagrodzenie chorobowe, PPK, okres wypowiedzenia i brak ryzyka zatorów płatniczych. Porównanie samych kwot znajdziesz w kalkulatorze B2B vs UoP, a składkę zdrowotną osobno policzysz w kalkulatorze składki zdrowotnej JDG.
Trzy dźwignie, które realnie zmieniają wynik
- Cena. Podniesienie stawki o 10% przy tym samym nakładzie pracy jest najszybszą dźwignią — koszty i ZUS się nie zmieniają, więc cały wzrost trafia do wyniku (poza podatkiem).
- Godziny nieodpłatne. Ścięcie ich o jedną trzecią działa jak podwyżka bez rozmowy z klientem. Najwięcej odzyskuje się na obiegu dokumentów: szablony umów, gotowe faktury, automatyczne przypomnienia o płatności.
- Forma opodatkowania. Wybierasz ją raz w roku — oświadczenie do 20 lutego albo przy pierwszej fakturze roku. Przy niskich kosztach zwykle wygrywa ryczałt, przy wysokich kosztach i wysokim dochodzie — liniowy. Policz oba warianty w kalkulatorze podatku JDG, zanim złożysz oświadczenie.
Jak rozmawiać o stawce z klientem
Nie tłumacz klientowi swojego ZUS — to nie jego problem. Zamiast tego pokaż zakres: co jest w stawce, a co jest osobno. Najczęstsze punkty, które warto wpisać do umowy, żeby nie zamieniły się w godziny nieodpłatne:
- liczba rund poprawek i cena kolejnej,
- termin płatności i odsetki za opóźnienie (transakcje handlowe: termin do 60 dni, dla MŚP wobec dużego kontrahenta 30 dni),
- zakres raportowania i częstotliwość spotkań statusowych,
- osobna wycena prac wykraczających poza zakres,
- zasady przeniesienia praw autorskich albo licencji.
Wszystkie te punkty można zamknąć w jednym wzorze — kreator umowy B2B generuje je z gotowymi klauzulami, a wystawienie faktury zajmuje potem kilka kliknięć w generatorze faktury.
Najczęstsze błędy
Dzielenie przez 168 godzin. To liczba godzin nominalnych, a nie fakturowalnych. Realnie sprzedasz 110–140 h, o ile masz stały strumień zleceń.
Traktowanie VAT jako przychodu. Dla czynnego podatnika VAT jest neutralny. Licz na kwotach netto.
Zapominanie o rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej. Na skali i liniowym w maju kolejnego roku może wyjść dopłata. Trzymaj na to rezerwę.
Stawka bez rezerwy na przestój. Jeśli w Twojej branży zdarzają się dwa chudsze miesiące w roku, one też muszą być w stawce.
Brak indeksacji. Stawka niezmieniana od dwóch lat to realna obniżka. Wpisz do umowy klauzulę waloryzacyjną albo ustal cykl przeglądu ceny.
Stan prawny: sierpień 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.