Jak wystawić fakturę zgodną z polskim prawem
Faktura w 2025 r. musi spełniać wymogi art. 106e ustawy o VAT. Generator automatycznie umieszcza wszystkie obligatoryjne elementy: numer, daty, dane stron z numerami NIP, opis towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową netto, stawkę i kwotę VAT, łączną wartość brutto oraz wskazanie sposobu zapłaty.
Obowiązkowe elementy faktury (art. 106e)
- Datę wystawienia
- Kolejny numer w jednej lub więcej serii
- Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy
- NIP sprzedawcy i nabywcy (gdy dotyczy)
- Datę dokonania lub zakończenia dostawy/wykonania usługi (jeśli inna niż data wystawienia)
- Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- Miarę i ilość dostarczonych towarów / zakres usług
- Cenę jednostkową netto, kwoty rabatów, wartość netto, stawkę i kwotę VAT
- Sumę wartości sprzedaży netto i kwotę należności ogółem
Faktura proforma — czym różni się od VAT
Proforma to nie faktura w rozumieniu prawa podatkowego — to dokument handlowy / oferta. Nie wywołuje skutków podatkowych: nie zaksięgujesz jej w rejestrze sprzedaży, kontrahent nie odliczy z niej VAT. Pełni funkcję informacyjną: wskazuje kwotę do zapłaty przed dostawą, ułatwia zamówienia i zaliczki. Po otrzymaniu zapłaty należy wystawić fakturę zaliczkową lub końcową w terminie 15 dni od końca miesiąca dostawy.
Faktura bez VAT — kiedy stosować
Podatnicy zwolnieni podmiotowo (limit 200 000 zł rocznego obrotu — art. 113 ustawy o VAT) lub przedmiotowo (np. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe) wystawiają faktury bez stawki VAT, ze stosowną adnotacją o podstawie prawnej zwolnienia.
Terminy wystawienia
- Standardowo: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi/dostawy
- Nie wcześniej niż 60 dni przed wykonaniem usługi/dostawy lub otrzymaniem zaliczki
- Faktura zaliczkowa: do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki
Numeracja faktur
Ustawa wymaga, by numer był kolejny i jednoznacznie identyfikujący dokument. Najpopularniejsze schematy: FV/2025/01/001,2025/001, FA-2025-01-01. Po wybraniu schematu nie można go zmieniać w trakcie roku — w razie potrzeby zaczynaj nową serię.
KSeF — Krajowy System e-Faktur
Od 1 lutego 2026 r. (duzi podatnicy, obrót > 200 mln zł) i 1 kwietnia 2026 r. (pozostali) wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe. Szczegóły w naszym artykule KSeF 2026 — co musisz wiedzieć.
Mechanizm podzielonej płatności (split payment)
Faktury powyżej 15 000 zł brutto obejmujące pozycje z załącznika 15 do ustawy o VAT (m.in. stal, paliwa, części samochodowe, elektronika, usługi budowlane) muszą zawierać adnotację „mechanizm podzielonej płatności". Możesz dodać ją w polu „Uwagi".
FAQ
Czy mogę wystawić fakturę bez logowania?
Tak — ten generator nie wymaga konta. Możesz wygenerować PDF i pobrać go natychmiast. Dla pełnej archiwizacji i automatyzacji polecamy plan InInk.
Czy faktura musi być podpisana?
Nie. Od 2014 r. polskie prawo nie wymaga podpisu na fakturze. Wystarczy że dokument zawiera obowiązkowe elementy art. 106e.
Co jeśli pomyliłem się w fakturze?
Wystawiasz fakturę korygującą z numerem korekty, datą wystawienia, danymi pierwotnej faktury, opisem przyczyny korekty i prawidłowymi wartościami.
Czy proforma rodzi obowiązek podatkowy?
Nie — sama proforma nie wywołuje skutków VAT. Obowiązek powstaje dopiero z chwilą otrzymania zapłaty (zaliczki) lub wykonania usługi/dostawy.
Usługi świadczone przez InInk nie stanowią porady prawnej.