Umowa najmu okazjonalnego 2026 — wzór, notariusz, koszty, podatek

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu lokalu mieszkalnego, która od 2009 r. (ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, art. 19a–19e) chroni wynajmującego przed problemami z eksmisją. W zamian za większą ochronę wynajmujący musi spełnić formalne warunki: oświadczenie najemcy u notariusza, zgłoszenie umowy w urzędzie skarbowym, a w przypadku osób fizycznych — możliwość rozliczenia ryczałtem 8,5%/12,5%.

Materiał ma charakter informacyjny. Usługi InInk nie stanowią porady prawnej.

Czym różni się od zwykłego najmu

Najem okazjonalny jest formą uprzywilejowaną dla wynajmującego — w razie problemów z najemcą (niepłacenie, brak chęci opuszczenia) procedura eksmisji jest znacznie szybsza.

Warunki najmu okazjonalnego

Aby umowa była najmem okazjonalnym musi spełniać wszystkie warunki (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów):

1. Wynajmujący jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.
2. Lokal jest mieszkalny (nie biurowy, nie użytkowy).
3. Umowa zawarta na czas oznaczony, maksymalnie 10 lat.
4. Załączniki:
   • oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu,
   • wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym może zamieszkać w razie egzekucji,
   • oświadczenie właściciela tego lokalu (z podpisem notarialnie poświadczonym) o zgodzie na przyjęcie najemcy.
5. Zgłoszenie umowy do naczelnika US właściwego ze względu na miejsce zamieszkania wynajmującego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Brak któregokolwiek z warunków = umowa nie jest najmem okazjonalnym (wciąż wiążąca jako zwykły najem, ale bez ochrony art. 19a).

Koszty notariusza i sądu

• Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji — taksa notarialna wg rozporządzenia: max ok. 246 zł brutto (1/10 wynagrodzenia maksymalnego, czyli ½ z 1/5 najniższego wynagrodzenia × VAT).
• Oświadczenie właściciela zastępczego lokalu z podpisem notarialnie poświadczonym — taksa ok. 30–50 zł brutto.
• Zgłoszenie do US — bezpłatne.
• Klauzula wykonalności w razie egzekucji — opłata sądowa 50 zł.

Łączny koszt formalności: ok. 280–350 zł brutto.

Wzór umowy najmu okazjonalnego (struktura)

UMOWA NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU

zawarta w [miejscowość] dnia [data] między:

[Imię, nazwisko, PESEL, adres, seria/numer DO] — zwanym dalej Wynajmującym,

a

[Imię, nazwisko, PESEL, adres, seria/numer DO] — zwanym dalej Najemcą.

§1. Przedmiot najmu
Wynajmujący oddaje Najemcy do używania lokal mieszkalny położony pod adresem [...]
o powierzchni [...] m², składający się z [...] pomieszczeń.

§2. Czas trwania
Umowa zawarta na czas oznaczony od [...] do [...] (nie dłużej niż 10 lat).

§3. Czynsz i opłaty
Czynsz miesięczny: [...] zł brutto, płatny do [...] dnia każdego miesiąca
na rachunek bankowy [...]. Opłaty eksploatacyjne (woda, prąd, gaz, śmieci,
internet) pokrywa Najemca wg faktycznego zużycia / ryczałtu [...].

§4. Kaucja
Najemca wpłaca kaucję w wysokości [...] (nie więcej niż 6-krotność czynszu).

§5. Załączniki
Integralną częścią umowy są:
1) Oświadczenie Najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny — załącznik nr 1),
2) Wskazanie lokalu zastępczego Najemcy (załącznik nr 2),
3) Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o zgodzie (załącznik nr 3).

§6. Rozwiązanie umowy
[Klauzule wypowiedzenia, prawo do natychmiastowego rozwiązania w razie zaległości
> 2 okresów płatności, używania lokalu sprzecznie z umową, podnajmu bez zgody itp.]

§7. Postanowienia końcowe
Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy KC oraz ustawy o ochronie praw lokatorów.

Wynajmujący:                                      Najemca:
.......................                           .......................

Procedura eksmisji w najmie okazjonalnym

1. Wezwanie do opuszczenia lokalu (pisemne, listem poleconym, termin co najmniej 7 dni).
2. Brak reakcji → wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu (oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji).
3. Sąd nadaje klauzulę w ciągu kilku tygodni.
4. Komornik doręcza wezwanie do dobrowolnego opuszczenia (7 dni).
5. Brak reakcji → eksmisja komornicza do lokalu zastępczego (wskazanego w załączniku).

Brak konieczności wyroku eksmisyjnego, brak okresu ochronnego (zima!), brak obowiązku zapewnienia lokalu socjalnego.

Podatek od najmu — wynajmujący

Osoby fizyczne (najem prywatny)

Od 2023 r. jedyna forma opodatkowania najmu prywatnego to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:

• 8,5% od przychodu do 100 000 zł rocznie,
• 12,5% od nadwyżki ponad 100 000 zł.

Zaliczki miesięczne / kwartalne, PIT-28 do 30 kwietnia roku następnego. Nie odlicza się kosztów (remonty, amortyzacja).

Najem w działalności gospodarczej

Jeśli najem stanowi działalność (np. wynajmujesz 5+ mieszkań) — wybierasz formę: skala, liniowy, ryczałt 8,5%/12,5% (jako działalność).

Najem okazjonalny a najem instytucjonalny

Najem instytucjonalny (art. 19f–19j ustawy) to wariant dla osób prowadzących działalność gospodarczą w zakresie najmu. Wymogi podobne (oświadczenie notarialne najemcy), ale:

• bez konieczności wskazywania lokalu zastępczego,
• bez limitu 10 lat,
• możliwość zawarcia umowy z opcją przeniesienia własności (najem z dojściem do własności).

Najczęstsze błędy

1. Brak zgłoszenia w US w 14 dni — umowa traci status okazjonalnego, choć dalej obowiązuje jako zwykła.
2. Niewłaściwy lokal zastępczy — właściciel cofnął zgodę → klauzula notarialna staje się niewykonalna w praktyce. Aktualizuj co rok.
3. Brak aktualizacji oświadczenia przy przedłużeniu umowy.
4. Wynajem jako firma — najem okazjonalny tylko dla osób fizycznych.
5. Niewłaściwa kaucja — max 6-krotność czynszu (art. 6 ustawy o ochronie praw lokatorów).

FAQ

Czy najem okazjonalny wymaga notariusza?

Tak, ale notariusz potrzebny jest tylko do oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji oraz podpisu właściciela lokalu zastępczego. Sama umowa najmu może być zwykłą pisemną.

Ile kosztują formalności notarialne?

Łącznie ok. 280–350 zł brutto (taksy notarialne za 2 oświadczenia + ewentualna opłata sądowa za klauzulę wykonalności).

Czy muszę zgłosić umowę w US?

Tak, w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu — naczelnikowi US właściwemu dla wynajmującego. Bez zgłoszenia umowa traci status najmu okazjonalnego.

Jaki podatek od najmu okazjonalnego w 2026?

Dla osób fizycznych poza działalnością — ryczałt 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie, 12,5% od nadwyżki. PIT-28 do 30 kwietnia.

Czy mogę przedłużyć najem okazjonalny?

Tak, ale każdorazowo wymaga aktualizacji oświadczenia notarialnego i ponownego zgłoszenia w US.

Co jeśli najemca nie ma gdzie się wyprowadzić?

W najmie okazjonalnym to najemca z góry wskazuje lokal zastępczy w załączniku do umowy. Brak takiego lokalu = brak najmu okazjonalnego.

---

Powiązane narzędzia:

• Generator faktury (czynsz najmu)
• Kalkulator podatku PIT (ryczałt 8,5%/12,5%)
• Generator wypowiedzenia umowy najmu