Czym jest ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdu (potocznie „kilometrówka") to dokument, w którym właściciel firmy lub pracownik ewidencjonuje przejazdy samochodem prywatnym wykorzystywanym do celów służbowych albo samochodem firmowym używanym wyłącznie do działalności. Prawidłowo prowadzona ewidencja jest podstawą do:
- zwrotu kosztów używania prywatnego auta pracownikowi (kilometrówka),
- odliczenia 100% VAT od wydatków na samochód osobowy (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT),
- zaliczenia 100% wydatków do kosztów uzyskania przychodu w PIT/CIT.
Kiedy ewidencja jest obowiązkowa
Bez ewidencji przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% VAT i 75% kosztów z faktur za samochód osobowy. Aby skorzystać z pełnego odliczenia (100% VAT, 100% kosztów), pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, a to wymaga: zgłoszenia VAT-26 do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku, prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu oraz wprowadzenia regulaminu używania pojazdu wykluczającego użytek prywatny.
Co powinna zawierać ewidencja (art. 86a ust. 7 ustawy o VAT)
- numer rejestracyjny pojazdu,
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia i zakończenia okresu rozliczeniowego,
- wpis osoby kierującej pojazdem: kolejny nr wpisu, data wyjazdu, cel, opis trasy (skąd-dokąd), liczba km,
- liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąca),
- podpis podatnika (właściciela firmy) na koniec miesiąca.
Stawki kilometrówki 2025
| Pojazd | Stawka za 1 km |
|---|---|
| Samochód osobowy > 900 cm³ | 1,15 zł |
| Samochód osobowy ≤ 900 cm³ | 0,89 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
Jak korzystać z generatora
- Wybierz typ dokumentu — kilometrówka pracownicza albo ewidencja VAT (100% odliczenia).
- Wskaż miesiąc, dane firmy/pracownika i dane pojazdu (marka, numer rejestracyjny, stan licznika).
- Dodaj wiersze z przejazdami (data, cel, trasa, km). Generator policzy sumę km i wartość zwrotu.
- Pobierz PDF (przycisk „Pobierz PDF / Drukuj") — gotowe do podpisu i włączenia do dokumentacji.
Usługi świadczone przez InInk nie stanowią porady prawnej. Wzór ewidencji opracowany na podstawie art. 86a ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków używania pojazdów prywatnych.