Najczęstszy powód, dla którego firma nie odzyskuje pieniędzy, nie jest procesowy — jest kalendarzowy. Faktura leży w segregatorze, kontrahent „obiecuje w przyszłym miesiącu", a po kilku latach okazuje się, że roszczenie jest przedawnione i dłużnik wystarczy, że podniesie zarzut. Ten tekst porządkuje, ile czasu naprawdę masz w 2026 r., od kiedy liczy się termin, dlaczego zwykle wypada 31 grudnia i które czynności bieg przerywają, a które są tylko stratą czasu.
W skrócie: roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, ogólny termin to 6 lat, a termin liczony w latach kończy się ostatniego dnia roku kalendarzowego. Bieg przerywa m.in. pozew, wniosek o zawezwanie do próby ugodowej i uznanie długu przez dłużnika. Samo wezwanie do zapłaty biegu nie przerywa.
Ile wynosi termin przedawnienia w 2026 r.
| Rodzaj roszczenia | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Związane z prowadzeniem działalności gospodarczej (typowa faktura B2B) | 3 lata | art. 118 k.c. |
| Świadczenia okresowe (czynsz, abonament, odsetki) | 3 lata | art. 118 k.c. |
| Pozostałe, ogólne | 6 lat | art. 118 k.c. |
| Z umowy sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy | 2 lata | art. 554 k.c. |
| Z umowy o dzieło (od dnia oddania dzieła) | 2 lata | art. 646 k.c. |
| Z umowy przewozu | 1 rok | art. 792 k.c. |
| Z umowy zlecenia — wynagrodzenie osób utrzymujących się ze zlecenia | 2 lata | art. 751 k.c. |
| Stwierdzone prawomocnym wyrokiem lub ugodą sądową | 6 lat (świadczenia okresowe na przyszłość — 3 lata) | art. 125 k.c. |
| Roszczenia pracownika ze stosunku pracy | 3 lata | art. 291 Kodeksu pracy |
| Zobowiązania podatkowe | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności | art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Składki ZUS | 5 lat | art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
Termin liczysz od dnia wymagalności — dla faktury jest to dzień następujący po upływie terminu płatności. Nie od daty wystawienia i nie od daty doręczenia.
Wyliczenie daty granicznej dla konkretnej faktury zrobisz w kalkulatorze przedawnienia — uwzględnia rodzaj roszczenia, regułę końca roku i ewentualne przerwanie biegu.
Reguła 31 grudnia — najważniejsza zmiana, o której wciąż się zapomina
Od 9 lipca 2018 r. obowiązuje art. 118 zdanie drugie k.c.: koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata.
Co to znaczy w praktyce:
- Faktura z terminem płatności 15 marca 2023 r. → wymagalność 16 marca 2023 r. → 3 lata upływałyby 16 marca 2026 r., ale termin przesuwa się na 31 grudnia 2026 r.
- Roszczenie 2-letnie (sprzedaż, dzieło) reguły nie stosuje — tu liczy się data dzienna.
To działa na Twoją korzyść: realnie masz od kilku dni do prawie roku więcej. Ale nie planuj windykacji „na grudzień" — sądy w ostatnim tygodniu roku są zalane pozwami, a błąd formalny może kosztować całe roszczenie.
Co przerywa bieg przedawnienia, a co nie
Przerwanie (art. 123 k.c.) oznacza, że termin biegnie od nowa — całe 3 lata liczone ponownie. Po przerwaniu przez czynność sądową bieg rozpoczyna się dopiero po zakończeniu postępowania (art. 124 § 2 k.c.).
Przerywa bieg:
- wniesienie pozwu (także w elektronicznym postępowaniu upominawczym),
- wniosek o nadanie klauzuli wykonalności i wniosek egzekucyjny do komornika,
- uznanie roszczenia przez dłużnika — również niewłaściwe: prośba o rozłożenie na raty, podpisane potwierdzenie salda, częściowa zapłata z powołaniem numeru faktury, e-mail „uregulujemy do końca miesiąca",
- wszczęcie mediacji.
Nie przerywa biegu:
- wezwanie do zapłaty, monit, telefon, e-mail od Ciebie,
- zlecenie sprawy firmie windykacyjnej,
- wpis do rejestru dłużników,
- nota odsetkowa i nota o rekompensacie.
Zawezwanie do próby ugodowej — od 30 czerwca 2022 r. zawiesza bieg (art. 121 pkt 6 k.c.), a nie przerywa. Termin nie biegnie przez czas trwania postępowania pojednawczego i wznawia bieg po jego zakończeniu; nie startuje od zera. Drugie zawezwanie w tej samej sprawie sądy traktują jako nadużycie prawa.
Praktyczny wniosek: najtańszym narzędziem jest doprowadzenie do uznania długu na piśmie. Zdanie „potwierdzam saldo zadłużenia na dzień X w kwocie Y" w mailu od dłużnika daje Ci trzy lata więcej i kosztuje zero złotych.
Jak liczyć termin krok po kroku
- Ustal dzień wymagalności — pierwszy dzień po terminie płatności z faktury lub umowy.
- Sprawdź rodzaj roszczenia (tabela wyżej). Sprzedaż towaru w ramach działalności sprzedawcy to 2 lata, nie 3.
- Dodaj liczbę lat.
- Jeśli termin wynosi 2 lata lub więcej — przesuń koniec na 31 grudnia tego roku.
- Sprawdź, czy nie było przerwania lub zawieszenia — i przelicz od nowa.
- Zapisz datę graniczną w kalendarzu z przypomnieniem na 90 dni wcześniej.
Konsekwencje przedawnienia — inne wobec firmy, inne wobec konsumenta
- Dłużnik-przedsiębiorca: przedawnienie sąd bierze pod uwagę tylko na zarzut. Jeśli dłużnik go nie podniesie, wyrok zasądzający zapadnie mimo upływu terminu.
- Dłużnik-konsument: sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu (art. 117 § 2¹ k.c.). Pozew po terminie zostanie oddalony, a Ty poniesiesz koszty procesu.
Roszczenie przedawnione nie znika — staje się zobowiązaniem naturalnym. Dłużnik może je spełnić dobrowolnie i nie żąda zwrotu. Możesz też, w wyjątkowych przypadkach i wobec konsumenta, żądać nieuwzględnienia przedawnienia ze względów słuszności (art. 117¹ k.c.) — to furtka, nie strategia.
Przedawnienie a odsetki i rekompensata
Odsetki za opóźnienie przedawniają się jako świadczenie okresowe po 3 latach, ale nie później niż roszczenie główne (art. 118 w zw. z utrwaloną linią orzeczniczą). Gdy przedawni się kwota z faktury, odsetki idą razem z nią — także te naliczone wcześniej.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 EUR) jest roszczeniem ubocznym i dzieli los należności głównej. Wysokość odsetek i rekompensaty za konkretne okresy policzysz w kalkulatorze odsetek, a całość procesu opisuje przewodnik windykacja należności 2026.
Checklista: co zrobić dziś, żeby nie stracić należności
- Wyeksportuj listę nieopłaconych faktur i posortuj po dacie wymagalności.
- Oznacz wszystkie z wymagalnością z lat 2023 i wcześniejszych — to Twoje ryzyko na 2026 r.
- Dla każdej ustal rodzaj roszczenia (3 lata vs 2 lata przy sprzedaży).
- Wyślij wezwanie do zapłaty z prośbą o potwierdzenie salda — celem jest uznanie długu na piśmie.
- Dla spraw bez reakcji w 14 dni: przygotuj pozew o zapłatę.
- Ustaw w systemie przypomnienie na 90 dni przed datą graniczną.
Najczęstsze pytania
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Wezwanie do zapłaty, monit, telefon ani e-mail wysłany przez wierzyciela nie przerywają biegu przedawnienia. Przerwanie następuje dopiero przez czynność przed sądem, komornikiem lub mediatorem albo przez uznanie roszczenia przez dłużnika. Wezwanie ma inną funkcję: dokumentuje wymagalność, uruchamia odsetki i rekompensatę oraz często prowadzi do uznania długu, jeśli dłużnik odpowie prośbą o raty lub potwierdzeniem salda.
Od kiedy liczy się termin przedawnienia faktury?
Od dnia wymagalności, czyli od pierwszego dnia po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie. Data wystawienia faktury i data jej doręczenia nie mają znaczenia. Jeżeli termin płatności nie został ustalony, roszczenie staje się wymagalne niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do spełnienia świadczenia.
Dlaczego przedawnienie kończy się 31 grudnia?
Ponieważ art. 118 zdanie drugie Kodeksu cywilnego stanowi, że koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Reguła ta nie dotyczy terminów krótszych niż dwa lata, więc przy roszczeniach rocznych i przy części dwuletnich liczy się konkretna data dzienna. W praktyce oznacza to, że roszczenie trzyletnie z marca 2023 r. przedawnia się dopiero 31 grudnia 2026 r.
Czy zawezwanie do próby ugodowej nadal przerywa bieg?
Od 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej zawiesza bieg przedawnienia, a nie przerywa go. Termin nie biegnie przez czas trwania postępowania pojednawczego i wznawia bieg po jego zakończeniu, ale nie liczy się od nowa. Kolejne zawezwanie w tej samej sprawie bywa oceniane przez sądy jako nadużycie prawa procesowego.
Co się dzieje z roszczeniem po przedawnieniu?
Wobec przedsiębiorcy roszczenie nadal istnieje, ale dłużnik może uchylić się od zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia. Jeżeli tego nie zrobi, sąd zasądzi należność. Wobec konsumenta sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu i pozew zostanie oddalony wraz z obciążeniem wierzyciela kosztami procesu.
Czy przedawnioną fakturę można spisać w koszty?
Wierzytelność przedawniona nie stanowi kosztu uzyskania przychodu na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT. Aby zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów, trzeba udokumentować nieściągalność przed upływem terminu przedawnienia, na przykład postanowieniem komornika o bezskuteczności egzekucji.
Stan prawny: 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.