1. Czym jest nabycie sprawdzające i po co je wprowadzono
Nabycie sprawdzające jest szczególną, uproszczoną formą czynności sprawdzających uregulowaną w art. 94a–94k Ordynacji podatkowej (Op) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z 29 czerwca 2022 r. Celem jest ustalenie faktu wydania paragonu fiskalnego lub — od 2024 r. — e-Paragonu. Ustawodawca uzasadniał wprowadzenie instytucji tzw. „szarą strefą sprzedaży detalicznej" i luką w VAT szacowaną na kilkanaście miliardów złotych rocznie.
Kluczowa różnica w stosunku do „klasycznej" kontroli podatkowej: nabycie sprawdzające nie wymaga uprzedniego zawiadomienia (art. 282b Op nie stosuje się) ani okazania upoważnienia przed zakupem — funkcjonariusz najpierw kupuje, dopiero potem się legitymuje.
2. Kto może przeprowadzić nabycie i gdzie
- Naczelnik urzędu skarbowego (US) — przez pracowników działu czynności sprawdzających.
- Naczelnik urzędu celno-skarbowego (UCS) — przez funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej (KAS).
Miejsce nabycia: dowolny punkt sprzedaży w Polsce, także targowisko, food truck, e-commerce z odbiorem osobistym, salon fryzjerski, warsztat, myjnia, gabinet stomatologiczny, taksówka. Nie ma znaczenia właściwość terytorialna — pracownik US z Warszawy może dokonać nabycia w Zakopanem.
3. Przebieg nabycia sprawdzającego — krok po kroku
- Zakup „na próbę" — funkcjonariusz zachowuje się jak każdy klient: wybiera towar, płaci, oczekuje paragonu.
- Ujawnienie się — natychmiast po zakończeniu transakcji funkcjonariusz okazuje legitymację służbową i stałe upoważnienie do dokonywania nabyć sprawdzających. Pouczenie o prawach i obowiązkach jest ustne, protokół sporządza się na miejscu.
- Zwrot towaru i ceny — sprzedawca ma obowiązek przyjąć zwrot towaru i zwrócić zapłatę (art. 94g Op). Wyjątki: towar którego nie można zwrócić ze względu na jego właściwości (np. jedzenie już otwarte, usługa wykonana) — wtedy zostaje u organu jako dowód.
- Sporządzenie protokołu — dwa egzemplarze; sprzedawca otrzymuje jeden. Protokół zawiera opis czynności, wartość transakcji, sposób zapłaty, dane funkcjonariusza i stwierdzone nieprawidłowości.
- Ewentualny mandat — jeżeli stwierdzono naruszenie art. 62 §4 Kodeksu karnego skarbowego (KKS) — brak paragonu, brak fiskalizacji, brak kasy — funkcjonariusz może na miejscu wystawić mandat karny.
4. Ile wynosi mandat i grzywna w 2026 r.
Sankcje za nieewidencjonowanie sprzedaży są powiązane z minimalnym wynagrodzeniem (4 806 zł od 1 stycznia 2026 r.).
| Rodzaj sankcji | Podstawa (KKS) | Wysokość w 2026 |
|---|---|---|
| Mandat karny skarbowy | art. 48 §2 KKS | od 480,60 zł (1/10 min.) do 24 030 zł (5×min.) |
| Grzywna sądowa — wykroczenie skarbowe | art. 62 §5 KKS | od 480,60 zł do 96 120 zł (20×min.) |
| Grzywna sądowa — przestępstwo skarbowe (małej wartości) | art. 62 §4 KKS | 10–720 stawek dziennych, stawka 160,20–64 080 zł |
| Utrata prawa do zwrotu VAT za okres | art. 87 ust. 6 ustawy o VAT | wstrzymanie do wyjaśnienia |
Głośna sprawa 2026: właściciel automatu z wodą w Szczecinie otrzymał mandat 3 200 zł za brak paragonu na sprzedaż 5,50 zł — bo art. 62 §4 KKS nie odnosi sankcji do wartości transakcji, tylko do samego faktu nieewidencjonowania.
5. Prawa sprzedawcy i personelu podczas nabycia
- Prawo do żądania okazania legitymacji — funkcjonariusz musi ją okazać niezwłocznie po ujawnieniu. Nie ma obowiązku pokazywać jej przed transakcją.
- Prawo do żądania okazania upoważnienia — od 2024 r. wystarcza upoważnienie stałe, bez wskazywania konkretnego podmiotu.
- Prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu — na miejscu lub w terminie 3 dni, pisemnie do naczelnika US/UCS.
- Prawo odmowy przyjęcia mandatu — sprawa trafia wtedy do sądu rejonowego (wydział karny). Odmowa ma sens, gdy istnieje realny spór co do faktów lub kwalifikacji.
- Prawo do obrońcy — także pracownik przyłapany „za ladą" może żądać kontaktu z adwokatem/radcą przed podpisaniem mandatu.
6. Obowiązki sprzedawcy — czego personel musi zrobić
- Wystawić paragon równocześnie z przyjęciem zapłaty — nie wolno „dopiąć paragonu później".
- Wręczyć paragon klientowi bez wezwania (art. 111 ust. 3a pkt 1 uVAT).
- Umożliwić zwrot towaru i przyjąć protokół.
- Podać dane osobowe (jeśli mandat wystawiany jest na osobę fizyczną — kasjera, pracownika).
- Nie utrudniać czynności — utrudnianie to odrębne wykroczenie (art. 83 KKS, grzywna do 96 120 zł).
7. E-Paragon w 2026 r. — jak zmienia procedurę
Od kwietnia 2024 r. działa system e-Paragon HUB (aplikacja mObywatel + kasy online). Klient okazuje kod QR lub numer, a paragon trafia bezpośrednio do jego telefonu. W kontekście nabycia sprawdzającego:
- funkcjonariusz może zażądać wydania paragonu w formie papierowej lub elektronicznej,
- brak fiskalizacji w kasie online jest wykrywany natychmiast przez zapytanie do repozytorium CRK,
- „lewa" fiskalizacja z opóźnieniem (klient wyszedł, paragon nabity po 30 min) też jest widoczna w logach kasy online.
8. Checklist dla właściciela — co zrobić zanim przyjdzie kontrola
- ☐ Napisz i wywieś procedurę kasową: „Paragon wystawiamy zawsze, przed wydaniem reszty."
- ☐ Przeszkól personel — udokumentowane szkolenie (podpisy) jest okolicznością łagodzącą.
- ☐ Ustaw monitoring kasy — nagranie pomoże obalić błędny zarzut.
- ☐ Sprawdź, czy kasa jest online i przesyła dane do CRK codziennie.
- ☐ Prowadź rejestr zwrotów i reklamacji — brak takiego rejestru to kolejne wykroczenie.
- ☐ Skonfiguruj automat/vending: wymagana jest kasa online zintegrowana z terminalem od 2025 r.
- ☐ Umieść widoczną informację: „Prosimy o odbiór paragonu — brak paragonu = darmowy zakup" (dopuszczalne handlowo, redukuje ryzyko).
9. Dostałeś mandat — co dalej
- Zdecyduj w ciągu chwili: przyjąć czy odmówić. Podpis = uprawomocnienie, brak drogi odwoławczej (poza art. 140a KKS — uchylenie tylko gdy czyn nie jest wykroczeniem).
- Odmowa — sprawa idzie do sądu, gdzie masz prawo do obrońcy i pełnego postępowania dowodowego.
- Rozłożenie na raty — wniosek do naczelnika US w terminie 7 dni; podstawa: ważny interes podatnika (art. 67a Op).
- Dobrowolne poddanie się odpowiedzialności (art. 17 KKS) — możliwe gdy odmówiłeś mandatu, ale chcesz uniknąć wpisu do KRK. Grzywna + koszty; brak skazania.
10. FAQ
Czy funkcjonariusz może dokonać nabycia w niedzielę lub w nocy?
Tak, jeżeli w tym czasie punkt jest otwarty. Nabycie musi być dokonane w godzinach pracy sprzedawcy.
Czy urzędnik może użyć „prowokacji"?
Nie. Funkcjonariusz kupuje w standardowych warunkach handlowych. Nie może namawiać do sprzedaży „bez paragonu", oferować wyższej ceny za pominięcie kasy itp. — takie działanie skutkuje uchyleniem czynności.
Co jeśli kasa padła akurat w momencie zakupu?
Powinieneś mieć kasę rezerwową lub wstrzymać sprzedaż. Awaria kasy nie jest okolicznością wyłączającą odpowiedzialność, ale udokumentowany zgłoszony serwis (protokół awarii, godzina zgłoszenia) zmniejsza karę.
Czy mandat może dostać właściciel, jeśli sprzedaży dokonał pracownik?
Mandat dostaje osoba, która nie wystawiła paragonu — czyli zwykle pracownik. Ale przedsiębiorca odpowiada za wykroczenie skarbowe z art. 9 §3 KKS, jeżeli zaniedbał organizację ewidencji. W praktyce US pociąga do odpowiedzialności obie strony.
Czy nabycie sprawdzające liczy się do „limitu kontroli" z Prawa przedsiębiorców?
Nie. Nabycie sprawdzające nie jest kontrolą w rozumieniu art. 47 ust. 1 Prawa przedsiębiorców, więc nie wlicza się do limitów czasu kontroli w roku.
11. Podsumowanie
Nabycie sprawdzające jest w 2026 r. rutynowym narzędziem KAS i będzie się nasilać wraz z rozwojem e-Paragonu. Trzy zasady chronią firmę przed karą:
- Zawsze paragon — bez wyjątków, nawet przy zakupie za 5 zł.
- Procedura + szkolenie — udokumentowane, aktualne, egzekwowane.
- Kontrolowana reakcja — nigdy nie utrudniaj, żądaj protokołu, konsultuj mandat przed podpisem.
Skalowanie procedury na kilkanaście punktów sprzedaży wymaga systemu — w InInk możesz przygotować i podpisać elektronicznie regulamin kasowy oraz oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurą, a wygenerowany komplet dokumentów służy jako dowód należytej staranności w razie sporu z US.