Trzy dokumenty, które najczęściej mylą się przedsiębiorcom: korekta, proforma i faktura VAT marża. Każdy z nich ma inną funkcję, inne skutki podatkowe i inne miejsce w KSeF. Ten tekst porządkuje wszystkie trzy.
W skrócie: korekta zmienia treść wystawionej faktury i po 1 kwietnia 2026 r. trafia do KSeF ze wskazaniem numeru KSeF dokumentu pierwotnego; proforma nie jest fakturą, nie generuje VAT i nie trafia do KSeF; VAT marża to procedura, w której podstawą opodatkowania jest marża, a faktura nie pokazuje kwoty VAT.
Faktura korygująca — kiedy jest obowiązkowa
| Sytuacja | Dokument | Kto wystawia |
|---|---|---|
| Zmiana ceny, rabat, skonto | faktura korygująca | sprzedawca |
| Zwrot towaru lub zaliczki | faktura korygująca | sprzedawca |
| Błędna stawka lub kwota VAT | faktura korygująca | sprzedawca |
| Błędna ilość, jednostka, wartość | faktura korygująca | sprzedawca |
| Błąd w nazwie, adresie, NIP nabywcy | faktura korygująca (w KSeF nie ma not korygujących) | sprzedawca |
| Zmiana danych nieistotnych dla rozliczenia (np. numer zamówienia) | korekta danych na fakturze | sprzedawca |
Ważne: w systemie faktur ustrukturyzowanych nabywca nie wystawia noty korygującej — wszystkie zmiany idą przez korektę sprzedawcy. Faktury już przesłanej do KSeF nie da się anulować.
Jak rozliczyć korektę „w dół" i „w górę"
- Zmniejszenie podstawy lub VAT (rabat, zwrot): rozliczasz w okresie wystawienia korekty, o ile z dokumentacji wynika, że warunki obniżki zostały uzgodnione i spełnione. Nabywca zmniejsza podatek naliczony w tym samym okresie.
- Zwiększenie podstawy z przyczyny powstałej później (np. dopłata za dodatkowy zakres): okres wystawienia korekty.
- Zwiększenie wynikające z błędu pierwotnego (zła stawka od początku): korekta wraca do okresu faktury pierwotnej — z odsetkami, jeśli powstała zaległość.
W InInk korekta powstaje z faktury źródłowej, więc dziedziczy pozycje i dane kontrahenta; kwoty ujemne wpisujesz bezpośrednio w pozycjach, a dokument znajdziesz w wyszukiwarce razem z fakturą pierwotną.
Faktura proforma — nie jest fakturą
Proforma to dokument handlowy: propozycja rozliczenia, podstawa do zapłaty zaliczki, załącznik do zamówienia. Konsekwencje:
- nie wywołuje obowiązku podatkowego i nie ujmujesz jej w rejestrach VAT,
- nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT,
- nie wchodzi do KSeF,
- po otrzymaniu zapłaty wystawiasz fakturę zaliczkową lub zwykłą — dopiero ona jest dokumentem podatkowym.
Dobra praktyka: oznaczaj dokument wyraźnie „PROFORMA — nie jest fakturą VAT" i prowadź osobną numerację, żeby nie pomylić jej z fakturą sprzedaży.
VAT marża — kiedy i jak
Procedura marży dotyczy m.in. towarów używanych, dzieł sztuki, antyków i przedmiotów kolekcjonerskich oraz usług turystyki. Podstawą opodatkowania jest marża, czyli różnica między kwotą należną od nabywcy a kwotą nabycia.
| Element | Zasada ogólna | VAT marża |
|---|---|---|
| Podstawa opodatkowania | wartość netto sprzedaży | marża pomniejszona o VAT |
| Kwota VAT na fakturze | wykazywana | nie jest wykazywana |
| Adnotacja na fakturze | — | „procedura marży — towary używane" / „dzieła sztuki" / „usługi turystyki" |
| Odliczenie VAT przez nabywcę | tak (jeśli ma prawo) | nie |
| VAT od zakupu towaru | do odliczenia | brak odliczenia |
Najczęstszy błąd: wykazanie kwoty VAT na fakturze marżowej. Drugi: mieszanie w jednej fakturze pozycji marżowych i opodatkowanych na zasadach ogólnych — rozdziel je na osobne dokumenty.
Elementy faktury korygującej
Korekta musi zawierać:
- wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA" lub „KOREKTA",
- numer własny i datę wystawienia,
- dane identyfikujące fakturę pierwotną: numer, datę oraz — w obrocie ustrukturyzowanym — numer KSeF,
- przyczynę korekty,
- pozycje przed i po zmianie albo samą kwotę różnicy,
- prawidłową kwotę podstawy i podatku lub kwotę zmiany.
Przyczyna korekty nie jest formalnością: decyduje o okresie rozliczenia. „Korekta zgodnie z ustaleniami" nic nie dokumentuje — wpisz „rabat posprzedażowy 5% zgodnie z aneksem z 3 marca 2026 r.".
Trzy scenariusze na liczbach
Rabat po sprzedaży. Faktura na 10 000 zł netto, VAT 2 300 zł. Rabat 5% udokumentowany aneksem: korekta na −500 zł netto i −115 zł VAT. Rozliczasz w miesiącu wystawienia korekty, o ile masz aneks i potwierdzenie warunków.
Zwrot części towaru. Z 20 sztuk klient zwraca 5. Korekta na −5 sztuk, netto −1 250 zł, VAT −287,50 zł. Podstawa: protokół zwrotu z datą.
Zła stawka od początku. Zafakturowano 8% zamiast 23%. Korekta zwiększająca wraca do okresu faktury pierwotnej; jeśli VAT był już rozliczony, powstaje zaległość z odsetkami — policz je w kalkulatorze odsetek.
Zbiorcza korekta i rabat okresowy
Przy rabacie za cały okres wobec jednego kontrahenta możesz wystawić korektę zbiorczą. Wtedy nie musisz podawać wszystkich danych pozycji z faktur pierwotnych, ale musisz jednoznacznie wskazać okres i faktury, których dotyczy. To najwygodniejsze rozwiązanie przy programach lojalnościowych i bonusach za obrót.
Anulowanie faktury — czy da się jeszcze?
Przed wejściem KSeF praktyka dopuszczała anulowanie dokumentu, który nie wszedł do obrotu. W obrocie ustrukturyzowanym faktura po nadaniu numeru KSeF jest w systemie na stałe. Jeśli powstała omyłkowo, jedyną drogą jest korekta „do zera" z opisem przyczyny. Odrzucenie przez system to inna sytuacja — dokument wtedy nie powstał i wysyłasz go ponownie po poprawieniu.
Proforma w praktyce sprzedaży
Proforma dobrze działa jako:
- podstawa do przedpłaty przy nowym kliencie,
- dokument do wewnętrznej akceptacji zakupu u kontrahenta,
- załącznik do przetargu lub oferty z terminem ważności.
Ustaw termin ważności („oferta ważna 14 dni"), własną numerację i wyraźne oznaczenie. Po wpływie zaliczki wystaw fakturę zaliczkową w terminie do 15. dnia następnego miesiąca, a po wykonaniu świadczenia — fakturę rozliczeniową.
VAT marża — najczęstsze pułapki
- Wykazanie kwoty VAT na fakturze marżowej — błąd formalny i ryzyko odliczenia po stronie nabywcy.
- Brak adnotacji o procedurze — dokument nie identyfikuje podstawy opodatkowania.
- Mieszanie pozycji marżowych i zwykłych w jednej fakturze — rozdziel dokumenty.
- Odliczenie VAT z zakupu towaru objętego marżą — niedopuszczalne.
- Brak dokumentacji ceny nabycia — bez niej nie udowodnisz wysokości marży w kontroli.
- Marża ujemna — sprzedaż poniżej ceny nabycia daje podstawę zero, nie ujemny VAT.
Powiązane narzędzia
- Generator faktury — także korekty i proformy,
- Kalkulator VAT — netto, brutto, marża,
- Walidator JPK_V7M — sprawdzenie pliku przed wysyłką,
- Faktura ustrukturyzowana — pola obowiązkowe.
Najczęstsze pytania
Kiedy wystawia się fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca zawsze, gdy po wystawieniu faktury zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, udzielono rabatu, przyjęto zwrot towaru albo w dokumencie pierwotnym był błąd w cenie, stawce, ilości lub danych stron. W systemie faktur ustrukturyzowanych korekta jest jedyną drogą poprawienia dokumentu, ponieważ nie ma możliwości anulowania faktury.
Czy nabywca może wystawić notę korygującą?
W obrocie fakturami ustrukturyzowanymi nota korygująca nabywcy nie występuje. Każdą zmianę, także w danych nabywcy, wprowadza sprzedawca fakturą korygującą wskazującą numer KSeF faktury pierwotnej.
Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Nie. Proforma jest dokumentem handlowym, nie rodzi obowiązku podatkowego, nie daje prawa do odliczenia VAT i nie jest przesyłana do KSeF. Dokumentem podatkowym staje się dopiero faktura wystawiona po zapłacie lub po wykonaniu świadczenia.
Co to jest faktura VAT marża?
To faktura wystawiana w procedurze, w której podstawą opodatkowania jest marża, czyli różnica między kwotą należną od nabywcy a kwotą nabycia towaru lub usługi. Dotyczy przede wszystkim towarów używanych, dzieł sztuki, antyków, przedmiotów kolekcjonerskich i usług turystyki, a na dokumencie nie wykazuje się kwoty VAT, lecz odpowiednią adnotację o procedurze marży.
Czy na fakturze VAT marża widać kwotę podatku?
Nie. Faktura marżowa zawiera kwotę należności ogółem i adnotację o zastosowanej procedurze, bez rozbicia na wartość netto i podatek. Dlatego nabywca nie odlicza z niej VAT, a sprzedawca nie odlicza VAT od zakupu towaru objętego procedurą.
W jakim okresie rozlicza się korektę zmniejszającą VAT?
Korektę zmniejszającą rozlicza się w okresie wystawienia dokumentu, jeżeli sprzedawca posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia. Nabywca zmniejsza podatek naliczony w tym samym okresie, niezależnie od momentu otrzymania samej korekty.
Stan prawny: 2026 r. Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej.